Costos de las impresiones de oficina

Es muy común en todo tipo de oficina la necesidad constante de imprimir documentos de todo tipo. Para ello hay dos tipos de soluciones que son impresoras laser o fotocopiadoras con conectividad a pc. Ambas tienen sus ventajas y desventajas comparativas, pero las diferencias están principalmente en pocos aspectos:

• Costo del equipo
• Costo de los insumos (Costo por copia)
• Velocidades de impresión
• Volumenes de trabajo recomendados
• Versatilidades

Comencemos comparando los equipos de bajas tiradas

• Precios Equipos:
• Impresoras laser: Ejemplo HP 1020-1022: $550-$650  
• Fotocopiadoras conectables: Ejemplo Ricoh Aficio 220-270: $2500-$3000.
• Costo de insumos:
• Impresoras laser: Toner 2.000 copias: $300 (Alternativo $170) -> $/Copia $0.15
• Fotocopiadoras conectables a pc: Toner 10.000 copias: $60 - Cilindro-Revelador 90.000 copias: $500 -> $/Copia $0,01
• Velocidades de Impresión:
• Impresoras Laser: 16 a 18 ppm (A4)
• Fotocopiadoras conectables a pc: 22 a 27 ppm (A4)
• Volúmenes de trabajo recomendados:
• Impresoras Laser: Volumen mensual: 8,000 copias / mes
• Fotocopiadora conectable a pc: 40,000 copias/mes
• Versatilidades:
• Impresoras Laser: Ninguna
• Fotocopiadora conectable a pc: Tiene las siguientes ventajas 
• Doble Faz Automático
• Accesorios de: Placa de red - Fax (Por aprox U$S 50 c/u)
• Imprime hasta tamaño A3 (El doble del A4 de las impresoras laser)
• Bandejas con capacidad de carga 1500 hojas (Vs. 250 de las impresoras)

Conclusión: Si uno necesita cualquiera de las versatilidades o volúmenes de copia de la fotocopiadora no hay opción. Pero si uno no necesita las versatilidades de la fotocopiadora y tiene una necesidad de imprimir menos de 8,000 copias por mes debe hacerse la siguiente comparación de costo por copia:

Supongamos que necesitamos imprimir 1,500 copias por mes, o 3 resmas/mes de un solo lado. Veamos lo que pasa en un año

• Impresora Laser: Valor equipo $600 - Costo en toners: $2700   -> TOTAL $3300
• Fotocopiadora conectable a pc: Valor equipo $3000 - Costo copias $180 -> TOTAL $3180

Obviamente no suponemos en la comparacion los cartuchos alternativos porque muchos de esos son rellenados y los que no lo son a la larga generan problemas.

O sea que si tenemos un volumen de impresión mayor a 3 resmas por mes, no debemos ni dudar en adquirir una fotocopiadora conectable a PC ya que en un año amortizamos el equipo y tenemos muchísimas ventajas con respecto a las impresoras laser.

Veamos ahora los equipos de tiradas medianas

• Precios Equipos:
• Impresoras laser: Ejemplo HP 2420: $2500  
• Fotocopiadoras conectables: Ejemplo Ricoh Aficio 350e-450e: $4000-$4500.
• Costo de insumos:
• Impresoras laser: Toner 5,000 copias: $400 (Recarga $190) -> $/Copia $0.045(*)
• Fotocopiadoras conectables a pc: Toner 30.000 copias: $160 - Cilindro-Revelador 150.000 copias: $600 -> $/Copia $0,0093

(*) Para calcular el valor por copia en estos equipos, dado que son mas robustos y están preparados para un uso intensivo (A diferencia de los equipos o impresoras laser de pequeño volumen que están pensados para un uso mas bien hogareño, tomaremos que se compra un cartucho original y que cada uno se recarga 5 veces. 

• Velocidades de Impresión:
• Impresoras Laser: 30 ppm (A4)
• Fotocopiadoras conectables a pc: 35 a 45 ppm (A4)
• Volúmenes de trabajo recomendados:
• Impresoras Laser: Volumen mensual: 75,000 copias / mes
• Fotocopiadora conectable a pc: 100,000 copias / mes
• Versatilidades:
• Impresoras Laser: Ninguna
• Fotocopiadora conectable a pc: Tiene las siguientes ventajas 
• Doble Faz Automático
• Accesorios de: Placa de red - Fax (Por aprox U$S 50 c/u)
• Imprime hasta tamaño A3 (El doble del A4 de las impresoras laser)
• Bandejas con capacidad de carga 2,000 hojas (Vs. 350 de las impresoras)
• Capacidad de 4.3 Gb para almacenar archivos en la fotocopiadora (Solo en los modelos que tienen la letra "e")

Conclusión: Si uno necesita cualquiera de las versatilidades o volúmenes de copia de la fotocopiadora no hay opción. Pero si uno no necesita las versatilidades de la fotocopiadora  debe hacerse la siguiente comparación de costo por copia:

Supongamos que necesitamos imprimir 5,000 copias por mes, o 10 resmas/mes de un solo lado o bien 5 resmas de ambos lados. Veamos lo que pasa en un año (Como estas impresoras laser son un poco mas robustas ya que están preparadas para un buen ciclo de trabajo mensual podemos suponer aquí recargar cartuchos)

• Impresora Laser: Valor equipo $2500 - Costo en toners: $2700   -> TOTAL $5200
• Fotocopiadora conectable a pc: Valor equipo $4500 - Costo copias $558 -> TOTAL $5058

O sea que si tenemos un volumen de impresión mayor a 5,000 copias por mes, no debemos ni dudar en adquirir una fotocopiadora conectable a PC ya que nuevamente en un año amortizamos el equipo y tenemos muchísimas ventajas con respecto a las impresoras laser.

Otras cosas mas a tener en cuenta:

• A todo esto debemos aclarar algunas cosas, suponiendo que se usan impresoras laser, debemos tener en cuenta que en casi todos los modelos los rendimientos de los toners son irreales ya que están estipulados en los modos de ahorro de toner con los cuales las copias terminan saliendo super claras e impresentables, a esto hay que sumarle el inconveniente de conseguir recargadores de toners honestos que hagan un buen trabajo ya que muchos solo recargan el polvo y no le hacen el mantenimiento adecuado a la unidad con lo que estas recargas terminan siendo plata tirada a la basura (Aclaremos que lo que sería el cilindro magnético de las fotocopiadoras en las impresoras laser vienen dentro de la unidad de toner y los recargadores deben cambiarlo cuando hacen una recarga ya que en las impresoras laser estos cilindros duran lo que dura el toner y no con recargas)
• Para ser justos vamos a aclarar también que las fotocopiadoras digitales que usamos en la comparación son modelos 2000 a 2002 muy nuevas que aquí en argentina se están vendiendo reacondicionadas desde el mercado del primer mundo que las desechan porque las compran en forma de leasing y no renuevan los contratos para actualizar los modelos. Los importadores de estas máquinas las están trayendo para instalar el mercado en el tercer mundo, o sea, en paìses como argentina y las traen a precios que son la cuarta o quinta parte de lo que se venden en EEUU, por eso es que tenemos esta posibilidad de remplazar las impresoras laser por estas super maquinas a costos comparativos realmente convenientes.
• Otro punto a tener en cuenta para pequeñas oficinas es el tema de la inversión, ya que en la comparación tomamos un año, y vemos que las fotocopiadoras son convenientes porque su alto valor de compra comparado con las impresoras se amortiza rapidamente en un año con los bajos costos de impresión y luego tenemos la maquina pagada y con costos de impresión bajísimos y con muchas versatilidades mas.. pero.. claro, el tema es que hay que desembolsar el valor de la máquina al principio y eso a veces cuesta.. y como... pero bueno, los números también son claros y a la larga conviene toda la vida este tipo de fotocopiadoras...
• Por las dudas aclaremos que estas fotocopiadoras que usamos en la comparación son solo las fotocopiadoras digitales, y no las convencionales analógicas.. Las fotocopiadoras digitales por ejemplo de RICOH se comercializan con el nombre "Aficio" y luego el modelo... Las fotocopiadoras tradicionales como las 7660 o la 5850 y todas esas convencionales...
• Por último agreguenos una ventaja mas para las fotocopiadoras digitales: Hay miles de accesorios mas que se les pueden agregar a futuro por ejemplo:
• Bandejas de alta capacidad (6000 Hojas)
• Finisher con capacidad de abrochado y perforado de las copias.
• Unidades CD/Rom compatibles para lectura y grabación de archivos.

Bueno, esperamos que esta nota sea de utilidad para la comunidad.